Korzystasz w firmie z narzędzi pakietu Microsoft Office? Pamiętaj, że zarówno na twojej poczcie, jak i w innych dokumentach znajdują się dane osobowe. Po 25 maja ich przechowywanie i przetwarzanie niezgodnie z przepisami RODO, może grozić wysokimi karami. W jaki sposób przedsiębiorcy używający pakietu Office mogą dopełnić obowiązków związanych z RODO?
Obowiązek zapewnienia zgodności spoczywa na administratorze danych osobowych, czyli firmie, która korzysta z usługi Office 365. Jednak Microsoft wspomaga firmy korzystające z ich pakietu. W jaki sposób?
„Mamy 4 obszary, które pomagają zorganizować ten proces. Pierwszy to identyfikacja danych, drugi – ochrona tych danych. Z kolei trzeci to zarządzanie, sprawdzenie czy dane są używane we właściwy sposób. Ostatni obszar to raportowanie, czyli udowodnienie, że tylko powołane osoby w określonym czasie miały dostęp do danych i że dane zostały usunięte w określonym czasie albo zostały zachowane, ponieważ wymagały tego inne przepisy” – mówi w wywiadzie dla agencji informacyjnej infoWire.pl Paweł Wróbel, Doradca Techniczny Kluczowych Klientów w firmie Microsoft.
Istotną funkcją dla przedsiębiorcy może być również mechanizm szyfrowania, który zapewnia, że nawet jeśli plik opuści naszą organizację, to osoby niepowołane nie bedą w stanie go odczytać ani wydrukować.