Codziennie w Twojej firmie gromadzone są dane, które nie są przeznaczone do wglądu osób trzecich. Jak niszczyć niepotrzebne już dokumenty w poprawny, a przede wszystkim bezpieczny sposób?
Rodzaje dokumentów – które należy niszczyć?
Na samym początku musisz rozgraniczyć, które dokumenty trzeba zniszczyć, a które nadają się do po prostu do wyrzucenia. Ze względu na to kryterium wyszczególniono 3 klasy tajności dokumentów.
- Klasa 1 – dokumenty, do których wgląd mają duże grupy osób, a ujawnienie ich mogłoby mieć ograniczony negatywy wpływ na firmę, ale nie wymagają nadmiernej ochrony. Jest to np. korespondencja.
- Klasa 2 – wysokie wymagania ochrony, ze względu na zawarte w nich wrażliwe dane np. osobowe. Ujawnienie tychże mogłoby mieć duży wpływ na funkcjonowanie firmy. Są to np. zawiadomienia, wnioski.
- Klasa 3 – dotyczy tych poufnych i tajnych, do których dostęp mają tylko autoryzowane grupy osób. Nieuprawniony wgląd w tego rodzaju pisma mogłyby spowodować poważne konsekwencje. Są to np. dokumenty finansowe.
Niszczarka – jak wybrać odpowiednią?
Gdy już rozstrzygniesz, które pisma zawierają wrażliwe i poufne dane, musisz wiedzieć, w jaki sposób je zniszczyć. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest niszczarka. Międzynarodowa norma DIN 32757 w swoim zapisie reguluje 5 poziomów bezpieczeństwa niszczenia dokumentów, które odpowiadają wcześniej wspomnianym klasom. Różnią się między sobą przede wszystkim grubością pasków, na jakie cięte są Twoje dokumenty. Poziom 1 nie wymaga aż tak wielkiej ostrożności, dlatego wystarczy, że ścinki będą miały powierzchnię około 2000 mm2. Natomiast ściśle tajne muszą mieć powierzchnię mniejszą niż 10 mm2.
Czy warto niszczyć dokumenty samodzielnie?
Przed zakupem niszczarki musisz ustalić, jaki rodzaj dokumentów będzie najczęściej likwidowany w Twojej firmie i wziąć pod uwagę wiele innych czynników, takie jak ich ilość czy wydajność, z jaką ma działać zakupiony sprzęt. Dobrym rozwiązaniem, które zaoszczędzi Ci zmartwień w tej kwestii, jest wynajęcie firmy wyspecjalizowanej w tej dziedzinie. Dzięki temu masz pewność, że Twoje dokumenty będą zniszczone w odpowiedni sposób.
Jako przedsiębiorca musisz mieć świadomość, że niszczenie dokumentów w odpowiedni, regulowany prawnie sposób powinno być priorytetem, jeżeli chcesz mieć pewność, że poufne dane firmy oraz jej pracowników nie zostaną wykorzystane w nieodpowiedni sposób. Warto więc wyposażyć firmę w odpowiednią niszczarkę lub skorzystać w tym zakresie z usług zewnętrznego podmiotu.
