Wrocław można zaliczyć do jednych z najszybciej rozwijających się gospodarek regionalnych nie tylko w kraju, ale też i w Europie. Miasto charakteryzuje się rosnącą liczbą nowych miejsc pracy oraz znacznym skoncentrowaniem sektora usług, handlu i przemysłu. Jeśli chodzi o strukturę gospodarczą, to dominują tutaj małe i średnie podmioty. Wrocław może pochwalić się bogatym dziedzictwem kulturowym. Obok zabytkowych budynków zauważyć można tutaj nowoczesną architekturę, bo miasto przyciąga inwestorów oraz turystów biznesowych.
O co należy zadbać, niszcząc dokumenty?
Jeśli chcemy zatroszczyć się o tę sprawę w taki sposób, żeby nie mieć problemów z prawem i zapobiec problemom organizacyjnym wewnątrz firmy, powinniśmy zwrócić uwagę na min. 2 kwestie.
- okres przechowywania dokumentów
Przedsiębiorstwa gromadzą różne akta i chociaż przechowują je w tych samych szafach i podobnych segregatorach, absolutnie nie można traktować ich w ten sam sposób. Z racji, że zawierają różne dane i wykorzystywane są w różnych celach, dotyczą ich inne okresy przechowywania. Są wyznaczane prawnie dla konkretnych typów dokumentacji. W praktyce oznacza to, że nie możemy zniszczyć dokumentu, bo uważamy, że go nie potrzebujemy. Zobowiązani jesteśmy do przechowywania go tak długo, jak określają to przepisy. Jeśli zbyt szybko zutylizujemy akta, możemy mieć poważne problemy, gdy instytucja kontrolująca będzie chciała zyskać do nich wgląd.
- Bezpieczeństwo
Chociaż intuicja może podpowiadać inaczej, niszczenie danych to również ich przetwarzanie, co oznacza, że również na tym etapie „życia dokumentacji” zobowiązani jesteśmy zadbać o tajność informacji. Podmioty, które to zaniedbają i w efekcie nastąpi wyciek danych, mogą zostać ukarane bardzo wysokimi grzywnami. Oprócz tego czekają je straty wizerunkowe, bo taki incydent nie ujdzie uwadze dotychczasowym klientom oraz opinii publicznej.
Co właściwie oznacza bezpieczne niszczenie dokumentów?
Określenie „bezpieczne” można zrozumieć w różny sposób. Niestety RODO nie do końca je precyzuje, dlatego nie należy tam poszukiwać bardzo precyzyjnych wskazówek. Z rozporządzenia dowiemy się natomiast, że powinniśmy podczas przetwarzania danych stworzyć takie warunki, żeby nie dopuścić do przedostania się danych do podmiotów nieupoważnionych.
Planując niszczenie akt w przedsiębiorstwie, jesteśmy więc zobowiązani do samodzielnego podjęcia decyzji odnośnie wykorzystywanej technologii niszczenia. Przeważnie firmy korzystają z niszczarek. Nowoczesne urządzenia są w stanie pociąć kartki na bardzo wąskie pasy papieru, co zdecydowanie utrudnia odzyskanie danych z dokumentów. Nie da się jednak w stu procentach wykluczyć tego ryzyka. Warto pamiętać, że problemy z bezpieczeństwem nie muszą wiązać się z samym procesem mechanicznego niszczenia akt – czasem wyzwaniem jest stworzenie odpowiednich warunków dla tego procesu.
Aby zniszczyć dokumentację, trzeba ją wyjąć, wyznaczyć miejsce, w którym będzie ułożona, a następnie cierpliwie, krok po kroku zająć się utylizacją. Bardzo istotne jest to, żeby nie wkradł się do tych działań chaos. W niektórych miejscach może być bardzo trudno wyznaczyć komfortowe miejsce do takiej pracy. Jeśli biuro jest małe, niszczarka będzie musiała pracować w tej samej przestrzeni, w której przebywają inni pracownicy, a to niestety prosty przepis na dekoncentrację. Dodatkowym utrudnieniem jest taka konstrukcja przestrzeni, narzucająca na nas konieczność przyjmowania klientów w pomieszczeniu, w którym odbywa się utylizacja. Takie warunki zdecydowanie nie sprzyjają zachowaniu standardów bezpieczeństwa.
Niszczenie dokumentów na terenie całego Wrocławia i okolic – współpraca ze specjalistami
Aby mieć pewność, że każdy etap niszczenia odbywa się w bezpiecznych i profesjonalnych warunkach, wiele przedsiębiorstw woli to zadanie zlecić na zewnątrz. Zwiększone bezpieczeństwo wynika z faktu, że nowoczesne instalacje utylizujące w bardzo wysokim stopniu przetwarzają dokumentację. W wyniku takiego procesu powstaje produkt utylizacji, z którego w żaden sposób nie da się odtworzyć informacji. Korzystanie z pomocy profesjonalnej firmy daje więc przedsiębiorcy komfort, o który trudno, jeśli wybierzemy alternatywne sposoby.
Warto wspomnieć również o wygodzie i oszczędności czasu. Takie firmy jak np. Ekoakta odbierają dokumentację z firmy, niezależnie od tego, w jakiej dzielnicy Wrocławia jest ona usytuowana. Wystarczy umówić termin spotkania, a w wyznaczonym dniu ekipa pojawi się w naszej siedzibie. Usługodawcy, jeśli wybierzemy taki wariant, mogą nam pomóc w załadunku dokumentacji. Cały proces może więc odbyć się bez angażowania własnych pracowników, dzięki czemu nie zostają odciągnięci od codziennych obowiązków.
Profesjonalne niszczenie dokumentów to obecnie najbezpieczniejszy wariant utylizacji akt. Dzięki wsparciu rzetelnego usługodawcy, przedsiębiorca może być pewien, że cały proces został wykonany z poszanowaniem praw krajowych oraz rozporządzeń europejskich.
Jak zatem przeprowadzić niszczenie dokumentów we Wrocławiu – zapraszamy na stronę https://www.ekoakta.pl/niszczenie-dokumentow-wroclaw/