Jeśli prowadzimy firmę, na którymś etapie będziemy musieli zastanowić się, w jaki sposób zutylizować przedawnione dokumenty. Dziś przyglądamy się biurowym urządzeniom do niszczenia akt oraz sprawdzamy, na czym polega alternatywna, czyli utylizacja akt poza firmą.
Kilka słów o niszczarkach do papieru
Producenci nowoczesnych niszczarek do dokumentów starają się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom współczesnych firm. Dowodem na to jest, chociażby wzbogacenie takich urządzeń w funkcję niszczenia dyskietek, płytek CD czy nawet pendrive’ów. Co również istotne, urządzenia dostępne na rynku charakteryzują się bardzo atrakcyjnymi parametrami dotyczącymi wydajności. Wiele zależy od ceny i wielkości urządzenia. Nadal jednak można znaleźć dość niewielkich rozmiarów urządzenia, które są w stanie zniszczyć całe pliki akt.
To, co zdecydowanie jest atrakcyjną cechą rynku niszczarek biurowych, to jego zróżnicowanie. Obok małych, kompaktowych niszczarek do użytku w małej firmie lub w mieszkaniu, znajdziemy też rozwiązania nieco większych rozmiarów (oraz większej wydajności). Najbardziej zaawansowane i najdroższe maszyny wielkością przypominają kserokopiarki, mają koła (co zwiększa ich mobilność) oraz zaopatrzone są w podajnik, ułatwiający pracę.
Czy niszczarki do dokumentów są bezpieczne?
W opisach poszczególnych produktów znajdziemy m.in. informacje o klasie tajności rozwiązania. Na tej podstawie możemy dowiedzieć się, jakie ścinki produkuje urządzenie. Im węższe, tym oczywiście większe bezpieczeństwo, bo trudniej będzie odzyskać takie dane. Powszechnie takie maszyny uznaje się za bezpieczne, ale nie należy ich przeceniać. Nie potrzeba długiego researchu, żeby dowiedzieć się o przypadkach, w których ktoś wykradł informacje korporacyjne, odtwarzając je na podstawie ścinków znalezionych na śmietniku. To sporadyczne przypadki, a ścinki z urządzenia o wysokiej klasie tajności prawdopodobnie zniechęcą przestępcę. Dobrze jest jednak brać pod uwagę i takie ryzyko.
Planując niszczenie dokumentów firmowych, bierzemy pod uwagę nie tylko bezpieczeństwo, ale także to, czy proces jest wydajny. Jeśli zajmuje zbyt dużo czasu, jest uciążliwy lub odciąga pracowników od pracy, prawdopodobnie chętniej wybierzemy nieco inne rozwiązanie. Jeśli chodzi o niszczarki biurowe, to zniszczenie obszernej dokumentacji może być to problemem, zwłaszcza jeśli nie mamy środków pieniężnych ani fizycznego miejsca w biurze na bardzo zaawansowaną maszynę. Należy wspomnieć również o hałasie. Niestety nawet nowoczesne maszyny pracują dość głośno, co może dekoncentrować innych pracowników. Alternatywą dla niszczenia akt w biurze jest profesjonalna usługa utylizacji dokumentów wykonywana przez specjalistów.
Niszczenie akt poza firmą
Jeśli zdecydujemy się na taką opcję;
- zniknie problem hałasu i chaosu
Masowe niszczenie dokumentów może na jakiś czas nieco sparaliżować życie firmy. Jeśli to zadanie zostanie wykonane na zewnątrz, pracownicy bez zmian będą mogli kontynuować swoje zajęcia.
- oszczędzimy czas
Specjaliści odbiorą dokumentację z naszej siedziby, a następnie całość zostanie zutylizowana za jednym razem. Po przeprowadzonym procesie otrzymamy zaświadczenie o tym, że usługa zakończyła się sukcesem. Z perspektywy klienta wygląda to więc tak, że chwilę po wizycie ekipy może przestać zaprzątać sobie głowę przedawnionymi aktami.
- możemy być pewni bezpieczeństwa
Żadna niszczarka nie da nam takiej pewności, co profesjonalna instalacja niszcząca, którą wykorzystują profesjonaliści działający w branży zarządzania dokumentacją. Produktu takiego niszczenia nie da się w żaden sposób odzyskać.
- możemy w wygodny sposób zaplanować też inne usługi
Archiwizacja przeprowadzona zgodnie z branżowymi standardami? A może bezpieczne przechowywanie dokumentacji w indywidualnie dopasowanych warunkach? Firmy oferujące niszczenie dokumentów (np. Rhenus) mają często bardzo kompleksową ofertę, a współpraca z nimi pozwoli nam zadbać o akta w szerszym zakresie.
